Klachtenafhandeling bij aanbesteden deel 2

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) komt met een ‘Handreiking Klachtenafhandeling bij aanbesteden’. Voor aanbestedende diensten – zoals bijvoorbeeld gemeenten - biedt de handreiking handvatten om een onafhankelijk klachtenloket op te richten of hun bestaande klachtenloket te professionaliseren. Voor ondernemers is de handreiking erop gericht hun rechtsbescherming te verbeteren tijdens aanbestedingen.

Ondernemers hebben de mogelijkheid om tijdens een aanbestedingsprocedure vragen te stellen aan de aanbestedende dienst over problemen die zij tegenkomen. Als de beantwoording hiervan door de aanbestedende dienst uitblijft of niet naar tevredenheid is, dan komt de klachtenafhandeling van de aanbestedende dienst in beeld. Naast de reguliere communicatie tussen beide partijen, is dit een belangrijk instrument om problemen in een vroeg stadium aan te kaarten.

Een adequate klachtenafhandeling bij aanbestedingen kan leiden tot betere inkoopresultaten. Immers houdt het beide partijen scherp en biedt het de mogelijkheid misverstanden, onbedoelde fouten en/of ten onrechte gestelde eisen tijdig te herstellen. Tevens kan hiermee voorkomen worden dat klachten - die in onderling overleg opgelost worden – aan de rechter moeten worden voorgelegd.

De handreiking is een uitwerking van de maatregelen die al in 2019 door de toenmalige staatsecretaris van Economische Zaken en Klimaat aangekondigd zijn. In februari 2021 is een uitwerking van deze maatregelen aangeboden aan de Tweede Kamer.

Uitgangspunten klachtenafhandeling

Eerst vragen, dan klagen

Zoals eerder al toegelicht dient de ondernemer in beginsel zo vroeg mogelijk in de aanbestedingsprocedure een vraag te stellen aan de aanbestedende dienst om deze op een probleem te wijzen. De aanbestedende dienst beantwoord deze vervolgens in de Nota van Inlichtingen. Als een antwoord uitblijft, of de ondernemer niet tevreden is met het antwoord, kan deze een klacht indienen bij het klachtenloket van de aanbestedende dienst. Ook indien de ondernemer een klacht heeft over de selectie- of gunningsbeslissing, dient deze allereerst via de reguliere weg te vragen om een toelichting.

Een onafhankelijk klachtenloket

De aanbestedende dienst, dient over een onafhankelijk klachtenloket en een klachtenregeling – een document waarin staat vermeld op welke wijze er met een klacht wordt omgegaan - te beschikken. In de praktijk dient het klachtenloket o.a. te bestaan uit minimaal één persoon met verstand van inkopen en aanbestedingsregels. Voorwaarde is dat de persoon niet inhoudelijk betrokken is (geweest) bij de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft.

Voldoende tijd voor klachtafhandeling

Voor alle soorten klachten is het uitgangspunt dat de ondernemer tijdig klaagt en de aanbestedende dienst tijdig antwoord geeft. Hierbij definieert de aanbestedende dienst in de klachtenafhandeling wat tijdig is, zowel voor het indienen als het afhandelen van de klacht. Wel dienen hierbij redelijke en werkbare termijnen worden gesteld die tegemoetkomen aan de belangen van beide partijen.

Bron

Handreiking Klachtenafhandeling bij aanbesteden, Ministerie van Economische Zaken en Klimaat

Meer informatie

Nieuwsbericht Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden gepubliceerd (europadecentraal.nl)

Nieuwsbericht Nieuw advies voor klachtafhandeling aanbesteden (rijksoverheid.nl)