De overheid als klant

Europees aanbesteden is sinds 1 januari 2012 verplicht bij contractwaardes voor werken vanaf € 5.000.000 en diensten en leveringen vanaf € 130.000. Bij een opdracht met een waarde lager dan deze drempelwaarde is een overheidsinstantie nu (nog) niet verplicht om Europees aan te besteden. Toch gebeurt dat vaak wel op grond van het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hoe je als ondernemer een aanbesteding wint bij de overheid, vroegen we aan Paul Hendriks, eigenaar Buyor Group, inkoopadviesbureau.

Europees aanbesteden is sinds 1 januari 2012 verplicht bij contractwaardes voor werken vanaf € 5.000.000 en diensten en leveringen vanaf € 130.000. Bij een opdracht met een waarde lager dan deze drempelwaarde is een overheidsinstantie nu (nog) niet verplicht om Europees aan te besteden. Toch gebeurt dat vaak wel op grond van het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hoe je als ondernemer een aanbesteding wint bij de overheid, vroegen we aan Paul Hendriks, eigenaar Buyor Group, inkoopadviesbureau. Hij werkt al 13 jaar met zijn inkoopadviesbureau voor de overheid. Daarnaast begeleidt hij bedrijven met hun eigen inkooptrajecten, -beleid en processen. 

Momenteel is hij inkoop coördinator voor Regio Rivierenland. Hij kent dus de frustraties met betrekking tot de overheidsopdrachten van beide kanten. 

1. De overheid is voor veel ondernemers geen aantrekkelijke klant, is dat terecht?

“De overheid is, als ze eenmaal klant is, een heel solide klant. En dat komt omdat de afspraken van te voren heel strak zijn vastgelegd. Die afspraken komt de overheid  precies na, ze betaalt goed en op tijd. Een ideale klant zou je zeggen, maar ik snap de drempel voor ondernemers ook heel goed, vertelt Paul Hendriks. Het is natuurlijk heel frustrerend wanneer je voor een aanbesteding 2 dagen bezig bent met het beantwoorden van alle vragen en vervolgens de afwijzing terugkrijgt in 1 regel: ‘Je bent het niet geworden, bedankt voor de moeite’. Dit is wat veel ondernemers meemaken en hen ervan weerhoudt de volgende keer weer mee te doen. En dat is zonde! Het kan, en hoort namelijk echt anders.”

2. Welke aanbestedingsregels zijn juist in het voordeel van ondernemers?

“Overheden en semi overheden horen bij het uitvragen van de opdrachten de volgende uitgangspunten aan te houden: objectiviteit, transparantie, gelijke behandeling, proportionaliteit en wederzijdse erkenning. Vooral het punt proportionaliteit is belangrijk voor ondernemers: Een opdracht van € 10.000,- waarvoor men 2 dagen bezig is met het schrijven van de offerte, en vervolgens wordt die opdracht ook nog neergelegd bij 3 partijen, dan gaat dit voorbij aan het proportionaliteitsbeginsel. De tijd die je erin moet steken staat niet in verhouding tot de kans die je maakt om te winnen en de opdrachtwaarde. 

In het kader van het transparantiebeginsel zijn overheden verplicht om goed uit te leggen waarom ze een bepaalde score hebben gegeven aan een offerte. Voor elk gunningscriterium moet worden aangegeven waarom de maximale score niet behaald is. Daarnaast moeten ook de relatieve voordelen en kenmerken van de winnende partij bekend worden gemaakt aan de verliezende partijen. Zo’n uitgebreide motivering wordt regelmatig vergeten, maar je hebt hier wel recht op. 

3. Zijn de administratieve lasten in de jaren verminderd voor ondernemers?

“De overheid heeft goed geluisterd naar de frustraties uit het bedrijfsleven en probeert het  aantrekkelijker te maken voor ondernemers om in te schrijven op aanvragen. Zo hoef je pas een gedragsverklaring of andere bewijsmiddelen af te geven op het moment dat de opdracht aan jou gegund wordt.”

4. Hoe kom je bij de overheid binnen?

“Het beleidsuitgangspunt van de gemeente is meestal lokale economie / MKB stimuleren. Schrijf je in bij TenderNed. Geef aan dat je geïnteresseerd bent in alle opdrachten op jouw vakgebied en je krijgt vervolgens een mailtje bij elke relevante nieuwe aanbesteding. Je kunt dan kiezen of je je wel of niet inschrijft. Daarnaast hebben veel overheidsorganen bedrijvenregisters waarin je jouw bedrijf kunt vermelden.”

5. Welke fouten worden het meest gemaakt door bedrijven?

“Inschrijvende partijen lezen de vragen vaak niet goed. Dan zijn ze niet volledig in hun antwoord en worden ze uitgesloten van deelname. De mogelijkheid tot het stellen van vragen wordt ook vaak onbenut gelaten. En we zien vaak dat ondernemers te laat beginnen met hun offerte, waardoor ze nog moeten wachten op informatie van derden en daardoor de sluitingsdatum niet halen. Ik adviseer om tenminste 1 dag van te voren klaar te zijn, zodat je er nog een nacht over kunt slapen en jouw inzending de volgende dag nog een keer fris kunt doornemen. 

Tips 

Lees en leef jezelf in

Bekijk de website, lees het beleid en refereer hieraan: ‘In uw beleidsuitgangspunten staat dat u MVO belangrijk vindt. Dat vinden wij ook en dat laten wij zien in…. “ Zorg dat je antwoorden concreet zijn (SMART).

Zorg dat je elke vraag duidelijk beantwoordt

Weet dat er bijvoorbeeld 5 mensen door 8 offertes moeten spitten van elk 4 pagina’s. Dat zijn 32 pagina’s met tekst, soms zonder structuur. Als ik de inzendingen lees, word ik heel vrolijk van korte, bondige taal, duidelijk gestructureerd, netjes met kopjes aangeduid. 

Cursussen

Voor wie zich verder wil verdiepen in aanbestedingen bij de overheid worden er door diverse instanties cursussen aangeboden. Speciaal voor profit bedrijven heeft Buyor een cursus ontwikkeld onder de noemer “hoe schrijf je de winnende aanbesteding”. De eerstvolgende cursus start op 15 september 2020. 

Gunningscriteria 

Bijna alle aanbestedingen worden gegund op basis van het criterium beste prijs/kwaliteitsverhouding. Let op: alle criteria (en onderlinge weging daarvan) moeten van te voren aan de potentiële inschrijvers kenbaar gemaakt worden. 

Websites om te lezen

Alle informatie over procedures vind je op www.PIANOo.nl expertisecentrum aanbesteden. Meer over inkoop en aanbesteden lees je op www.buyor.nl.

Dit artikel is gepubliceerd in het ondernemers magazine IN2 Maas & Waal.