Inkoop professionalisering

Wanneer bent u in control?

Deze vragen helpen u te beoordelen of uw inkooporganisatie verder geprofessionaliseerd moet worden:

• Dient het inkoopbeleid de beleidsdoelstellingen van de organisatie?
• Heeft u MVO verankerd in uw inkoopbeleid?
• Zijn de inkoopprocessen helder, vastgesteld en worden deze nageleefd?
• Zijn contracten centraal gedocumenteerd?
• Is er een signaleringssysteem voor aflopende contracten?
• Zijn uw eigen inkoopvoorwaarden van toepassing op al uw contracten?
• Hoe is rechtmatig inkopen geborgd?
• Gebeurt het inkopen efficiënt en is de kwaliteit optimaal?
• In welk stadium van professionalisering is uw inkooporganisatie nu?
• In welk stadium zou uw inkooporganisatie moeten zijn over twee jaar?

Het gebrek aan professionalisering binnen inkooporganisaties van overheden is een probleem, want dat betekent dat zij mogelijk onrechtmatig handelen.

Welke risico’s loopt u?

Soms lijkt het makkelijker om even iemands interim contract te verlengen. Wanneer het bestede bedrag boven het Europese drempelbedrag uitkomt, terwijl niet Europees is aanbesteed, is zo’n verlenging onrechtmatig.  

Wanneer een overheidsinstantie onrechtmatig handelt kan dit grote gevolgen hebben. Enkele voorbeelden zijn:

• Een buitengesloten leverancier kan eisen dat de overeenkomst met de gegunde partij wordt ontbonden en dat alsnog een rechtmatige aanbestedingsprocedure wordt gestart. Met alle extra kosten en imagoschade tot gevolg.
• De accountant gaat vragen stellen of dossiers opvragen in het kader van de rechtmatigheidscontrole of verstrekt zelfs geen rechtmatigheidsverklaring op de jaarrekening.
• Facturen die nog steeds ontvangen en betaald worden, terwijl de dienst al niet meer wordt afgenomen.
• Veel verschillende leveranciers voor eenzelfde product, waardoor er onnodig veel werk in de factuurverwerking zit. 
• Bij onvoorziene omstandigheden kunnen veel kosten gemoeid zijn om herstelwerkzaamheden uit te voeren of juridisch advies in te winnen.
• Bij overtreding van de Europese aanbestedingswet kunnen hoge sancties worden opgelegd, met alle financiële en politieke gevolgen van dien.

Inkoopprofessionaliteit bevorderen 

Professionalisering kunt u onder andere onderverdelen in deze activiteiten: 

1. Inkoopbeleid actualiseren
2. Inkoopprocessen optimaliseren
3. Contractbeheer inrichten
4. Spendanalyse uitvoeren

1. Inkoopbeleid actualiseren

Het inkoopbeleid dient het organisatiebeleid. Wat zijn de doelen van de organisatie? Wat zijn de prioriteiten? Hoe kan het inkoopbeleid dusdanig worden opgesteld dat de doelen van de organisatie worden behaald, gelet op de gestelde prioriteiten.

Er moet onderzocht worden welke uitgangspunten men nastreeft ten aanzien van “inkoop”. Dit gebeurt op verschillende aandachtsgebieden. Zoals bijvoorbeeld:  

• Doelstellingen van inkoop
• Positionering en inrichting van inkoop binnen de organisatie
• Inkoopprocessen
• Inkoopstrategie
• Beleidsuitgangspunten
• Ethiek

Het is belangrijk dat het inkoopbeleid goed leesbaar is voor iedereen uit de organisatie. Vermijd daarom onnodige inkooptermen.

2. Inkoopprocessen optimaliseren

De stappen binnen het inkoopproces zijn: behoefte bepalen, specificeren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. 

In de fase behoefte bepalen wordt gekeken naar wat daadwerkelijk nodig is, ook op de lange termijn. Daarnaast wordt gekeken of inkopen gebundeld kunnen worden.

De behoeften in combinatie met de mogelijkheden in de markt bepalen de inkoopstrategie. 

3. Contractbeheer inrichten

Niets zo belangrijk als een overzichtelijk contractenregister, zodat u precies weet wanneer contracten aflopen en welke tegen het licht gehouden moeten worden. Te vaak gebeurt het, dat lopende contracten stilzwijgend verlengd of niet tijdig beëindigd worden, met als gevolg inefficiënte besteding van het budget. Goed contractbeheer kan dit voorkomen. 

Daarom geniet een centraal contractbeheersysteem de aanbeveling. 

Op de pagina contractbeheer leest u hoe u in 6 stappen een goed contractbeheersysteem kunt opzetten. 

4. Spendanalyse uitvoeren

Een spendanalyse is een kwantitatieve inkoopanalyse waarbij antwoord gegeven wordt op de vraag: “Wie koopt wat, waar en hoeveel in?” Door middel van de spendanalyse verkrijgt de organisatie inzicht in de besteding van de gelden per productcategorie. 

Met Buyor Group direct werken aan professionalisering en controle

Buyor Group heeft een unieke aanpak voor het professionaliseren van uw inkooporganisatie. Er komt een inkoopadviseur bij u in de organisatie (ad-interim of via detachering), die een plan van aanpak opstelt en deze vervolgens met uw medewerkers uitvoert. 

Deze inkoopadviseur wordt hierbij door het Buyor Group team ondersteund met 20 jaar inkoopervaring bij de overheid. Dit betekent dat u niet alleen de juiste kennis met betrekking tot inkoopprofessionalisering, inkoopprocessen, juridische kennis ten aanzien van aanbestedingen, contracten en procedures in huis krijgt; u haalt ook 20 jaar aan inhoudelijke product-, dienst- en marktkennis binnen. Om optimaal gebruik te maken van deze kennis en ervaring werkt deze inkoopadviseur voor u zowel bij u op locatie, als vanuit het kantoor van de Buyor Group in Malden; net wat u het prettigst vindt. Zo heeft u het beste van twee werelden: direct iemand voor u aan de slag, die ook nog eens 20 jaar kennis en ervaring op procedureel en inhoudelijk vlak binnen brengt.