Met wat voor soort inkooptraject heeft u te maken?

Inkooptrajecten kunnen eenvoudig tot zeer complex zijn. U kunt bij Buyor Group terecht voor zowel de ‘eenvoudige’ als de zeer complexe aanbestedingen. Heeft u niet voldoende capaciteit, kennis, of ervaring in huis om het inkooptraject binnen de planning en het budget af te ronden? Dan kunt u bij ons terecht. Wij gaan verder, waar u gebleven bent.

Welke problemen kunnen wij voor u voorkomen?

In Nederland hebben we aanbestedingsrechtelijk een piepsysteem. Dat wil zeggen: als er iets niet klopt, moet men dat zelf melden bij de aanbestedende dienst of eventueel bij de rechter. Wanneer een aanbesteding niet rechtmatig is verlopen, kan een leverancier dus bezwaar maken. Als de rechter hem in het gelijk stelt, wordt de overeenkomst die gesloten is ontbonden en dient de aanbesteding opnieuw uitgevoerd te worden. De kosten die daarbij gemoeid zijn, zijn voor de aanbestedende dienst. Dit wilt u voorkomen en daar zijn wij voor. 

Uw inkooptraject begeleid door Buyor Group  

Het uitgangspunt van Buyor Group is het aanbesteden van de vraag en niet het aanbesteden van de oplossing. Dat betekent dat de professionals van Buyor Group voor u in de markt op zoek gaan naar de diensten en producten op basis van de door u gestelde wensen en eisen. Hierbij laten we de marktpartijen de oplossing bedenken die het beste bij uw organisatie past.

Buyor Group begeleidt sinds 2007 inkooptrajecten voor (semi)overheidsorganisaties in heel Nederland. Wij zorgen ervoor dat niet alleen de processen perfect verlopen, maar ook dat wij voldoende inhoudelijke kennis hebben om met u mee te kunnen praten en denken over de inhoud. Dit zorgt ervoor dat we inmiddels op heel veel vakgebieden diepgaande kennis hebben opgedaan. Vraag ons gerust naar onze ervaring.

Aanbestedingen uitvoeren

Er zijn verschillende soorten aanbestedingen. De meest gebruikte aanbestedingsvormen zijn:

• Enkelvoudig onderhands aanbesteden. In onderling overleg wordt overeenstemming bereikt over de prijs en de te leveren prestatie tussen opdrachtgever en één inschrijvende partij. 
• Meervoudig onderhands aanbesteden. Inschrijving is mogelijk op uitnodiging van veelal 3 tot 5 uitgenodigde partijen.
• Nationaal aanbesteden (Openbaar en niet-openbaar)
• Europees aanbesteden (Openbaar en niet-openbaar)

Europees aanbesteden en Nationaal aanbesteden houdt in dat iedereen een offerte mag indienen, mits wordt voldaan aan de geschiktheidseisen en geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Deze kunnen betrekking hebben op financiële en economische draagkracht, als op beroeps- en technische bekwaamheid. Denk hierbij aan een minimum aantal jaar ervaring met soortgelijke diensten en referentieprojecten.

Op de pagina Juridische ondersteuning leest u wat de drempelbedragen 5 grondbeginselen van aanbesteden zijn.

Stappen in een aanbesteding

1. Inventarisatie van de vraag
2. Marktverkenning
3. Keuze procedure
4. Opstellen aanbestedingsdocumenten
5. In de markt zetten
6. Beoordelen offertes
7. Gunnen en contracteren

Een voorbeeld van een complexe Europese aanbesteding

Een mooi voorbeeld van een zeer complexe Europese aanbesteding, was de opdracht van Buyor Group waarin maar liefst 17 inkooptrajecten bij elkaar kwamen. Het betrof de renovatie van een groot kantoorpand met een ingrijpende interne verbouwing. Werkruimtes kregen een andere bestemming, de keuken moest naar een andere plek en tot slot moest het pand opnieuw ingericht worden. 

Zo werden er contracten gesloten met partijen voor:

• Elektrotechnisch en werktuigbouwkundig advies
• Sloopwerkzaamheden
• Vloerbedekking
• Werktuigbouwkundige installatiewerk (complete nieuwe luchtbehandelingsinstallatie)
• Elektrotechnisch installatiewerk
• Systeemwanden
• Meubilair
• Keuken apparatuur
• Brandmeldinstallatie
• Tourniquet
• Audiovisuele middelen
• Planten
• Koelplafonds
• Verlichting
• WKO installatie
• Zonwering

De 16 leveranciers moesten het werk zodanig afstemmen dat al hun werkzaamheden naadloos op elkaar konden volgen.

Het hele aanbestedingstraject mocht 18 maanden duren. De sloopwerkzaamheden en de renovatie moesten binnen 9 weken worden voltooid. In de aanbesteding was een boeteclausule opgenomen van 25.000 euro voor elke dag dat de leverancier niet zijn planning zou halen. Deze strakke planning bleek inderdaad een belangrijke drijfveer voor de leveranciers om hun werk op tijd gereed te hebben. Toen één van hen in de problemen dreigde te komen, was hij gelukkig bereid om 24 uur per dag, 7 dagen per week te werken.

Het totale projectbudget  bedroeg 6 miljoen euro.

De renovatie is binnen het budget gebleven en werd 2 weken voor de einddatum opgeleverd.

"We hadden allebei: als het af moet, moet het af."

“Paul Hendriks en ik hadden een echte klik en dezelfde drive: als het af moet, moet het af. Zo waren we nog wel eens tot midden in de nacht, of op zondagochtend aan het werk. Paul is flexibel, hij staat stevig in zijn schoenen en laat zich niet snel uit het veld slaan. Naast zijn brede inkoopkennis was ook zijn inhoudelijke kennis een grote meerwaarde. Het was prettig samenwerken en we hebben daarbij ook veel plezier samen gehad."
Michiel Koenders, Manager Frontoffice & Facility management bij Waterschap De Dommel.