Digitale Innovaties en Inkoop

De wereld verandert in rap tempo, steeds vaker doen nieuwe slimme innovaties hun intrede en bieden ze oplossingen voor complexe en minder complexe problemen. Iets waar ook de overheid haar voordeel mee kan doen. Sterker nog, ze kan de markt stimuleren om met nieuwe innovatieve oplossingen te komen om haar publieke taken beter uit te kunnen voeren. Toch brengt dit ook uitdagingen met zich mee, want hoe koop je digitale innovaties eigenlijk in? Met andere woorden welk proces volg je als overheid om tot digitale innovatie te komen? Onlangs namen we deel aan de online seminar ‘Digitale Innovaties en Inkoop van PIANOo’. Hieronder onze key take outs.

"Digitale Innovaties kunnen het werk van de overheid verbeteren"

Aldus Marieke van Putten, Senior Innovatie Manager bij het ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Digitalisering brengt mogelijkheden in de vorm van gemak met zich mee, denk bijvoorbeeld aan algoritmen voor het automatiseren van standaard publieke taken zoals parkeercontroles of het eenvoudiger verschaffen van informatie via de website van de gemeente. Maar naast gemak, kunnen innovaties ook zorgen voor ethische vraagstukken die meegenomen dienen te worden in de overweging om een dergelijke innovatie daadwerkelijk te ontwikkelen en te implementeren. Ondanks de vele mogelijkheden moet je sommige innovaties misschien simpelweg niet willen, ook al vindt het plaats binnen de kaders van de wet. Een goed voorbeeld hiervan is de implementatie van camera’s met gezichtsherkenning in grote steden.

Stel goed je vertrekpunt vast

Digitale innovaties hebben de publieke sector veel te bieden, maar het is hierbij wel belangrijk je vertrekpunt goed vast te stellen, aldus Floris den Boer, Coördinerend Adviseur Innovatiegericht Inkopen bij PIANOo. Dit om te voorkomen dat na het draaien van een pilot, als de innovatie eenmaal gedeeltelijk ontwikkeld is, het geheel stagneert. Het advies luidt dan ook: “Zorg voor een goede voorbereiding en denk na over welk vraagstuk er opgelost dient te worden.” Kennisdeling en samenwerking met meerdere partijen is daarbij cruciaal. Naast het feit dat het de afhankelijkheid van één leverancier voor de overheid verkleint, zorgt het tegelijk voor betere innovatieve oplossingen.

Maatschappelijke vraagstukken oplossen middels 'Small Business Innovation Research'

Een goede manier om samen tot de beste innovatie te komen is de zogenaamde ‘Small Business Innovation Research’ (SBIR). Een innovatiecompetitie waarbij de overheid ondernemers uitdaagt om met innovatieve oplossingen te komen om een maatschappelijk vraagstuk op te lossen. Wanneer de overheid een zogenaamde SBIR-competitie start, kunnen bedrijven een offerte sturen. SBIR staat open voor alle bedrijven, ongeacht hun grootte en verschilt nadrukkelijk van een aanbesteding: er wordt aan het einde van het traject geen product ingekocht. Wel is het voor de overheid mogelijk de innovatie door te laten ontwikkelen en op kleine schaal prototypes in te kopen. Pas als zij voornemens is op grote schaal in te gaan kopen, zal er aparte aanbesteding gepubliceerd moeten worden. (www.denkdoeduurzaam.nl, Small Business Innovation Research: “Geen brug maar een oversteek”).

Wie alle fasen succesvol doorloopt, maakt kans de overheid als klant te krijgen

Voor ondernemers biedt de SBIR-competitie de mogelijkheid om, in opdracht van een overheid, de R&D van de eigen onderneming verder te brengen. Wie alle fasen succesvol doorloopt, maakt kans om de overheid als klant te krijgen, waarbij het intellectueel eigendom bij de ondernemer blijft. Voor de overheid zelf verkleint de SBIR-aanpak de risico’s: de overheid betaalt alleen voor de beste projecten en heeft als sturende klant veel invloed op het eindresultaat (SBIR innovatie in opdracht, rvo.nl).

Satellietdata gebruiken voor betere natuurbrandbeheersing

Een concreet voorbeeld van een hoe een SBIR succesvol is ingezet, is voor de vraag vanuit het instituut Fysieke Veiligheid. Namelijk: “Hoe kan satellietdata beter ingezet worden bij de bestrijding van natuurbranden?".

Hiervoor sloegen het IFV en Brandweer Nederland de handen ineen, samen met ruimtevaartorganisatie NSO (Netherlands Space Office) die graag de toepassing van satelliet-observatie wil versnellen. Door de gefaseerde aanpak van het SBIR (fase 1: haalbaarheidsonderzoek en fase 2: ontwikkeling prototype) bestond er voor zowel de vragende als aanbiedende partijen tijd om voldoende financiering en draagvlak te organiseren. Beiden fasen zijn inmiddels succesvol doorlopen met meerdere partijen. In fase 3 staat de eigenlijke ontwikkeling centraal, namelijk die van een landelijk dekkende vegetatiekaart. Met als uiteindelijk doel: onbeheersbare natuurbranden voorkomen. Immers kan er met een dergelijke kaart betere voorspellingen gedaan worden over de risico’s in een bepaald natuurgebied, brandgedrag en de invloed van weersveranderingen hierop.

De inkoopadviseur als procesbegeleider en initiatiefnemer!

Hoewel we eerder al tot de conclusie kwamen dat het inkopen van een digitale innovatie uitdagingen met zich meebrengt, is deze in essentie eigenlijk niet zo anders als het inkopen van een reguliere oplossing. Wat vooral belangrijk is, is dat er meer tijd wordt geïnvesteerd in het voortraject. Voor welk concreet probleem zoeken we een uitdaging en welke vragen rondom ethiek kunnen er ontstaan? Kortom, welke impact gaat de innovatie hebben? Samen met de inkopende organisatie, speelt de inkoopadviseur hierbij een cruciale rol. Namelijk primair als een rol als procesbegeleider, maar tevens als initiatiefnemer bij het bepalen wie vanuit zijn/haar specialistische achtergrond welke rol speelt om tot de succesvolle digitale inkoop te komen.

En dan de hamvraag: wat mag een digitale innovatie kosten?

Door het innovatieve karakter van de oplossing is het soms lastig te bepalen wat deze waard is. Een van de mogelijkheden is om te werken met een ‘knip’ tussen de waarde van het ontwikkeltraject en de waarde die de daadwerkelijke oplossing in de praktijk biedt. Het is raadzaam om op basis hiervan van te voren duidelijke afspraken te maken over wat je als overheid bereid bent maximaal uit te geven.