Wijzer in Opvang en Onderwijs: professionaliseren inkooporganisatie

Aanleiding

Wijzer in Opvang en Onderwijs, een openbare stichting voor onderwijs met vijftien locaties in Vlaardingen en Maasluis, benaderde Buyor Group in 2019 voor het op orde brengen van het contractbeheer. De aanleiding was het adviesrapport van de accountant, waarin hij adviseerde het contractbeheer te professionaliseren. Als openbare stichting is Wijzer gebonden aan het (Europese) aanbestedingsrecht, wat betekent dat ze bij opdrachten met een waarde boven een bepaalde drempel verplicht is deze (Europees) aan te besteden. Des te belangrijker dus om het contractbeheer, en inkoopbeleid in algemene zin, goed op orde te hebben.

Wat was het doel?

Allereerst het op korte termijn op orde brengen van het contractbeheer, wat weer onderdeel uitmaakte van het meer lange termijn doel, namelijk: het professionaliseren van de inkoop. Eén van de grote voordelen van het op orde hebben van het contractbeheer is dat je tijdig kunt inspelen op de einddatums van contracten. Moet het contract verlengd of beëindigd worden en is een nieuwe inkoopprocedure nodig? De implementatie van een goed contractbeheer-/contractmanagementsysteem kan hierbij uitkomst bieden.

Aanpak

Inventarisatie en contractbeheer/-managementsysteem

Er zijn diverse gesprekken gevoerd door Buyor Group om de bestaande werkwijze in kaart te brengen, de verschillende overeenkomsten inzichtelijk te krijgen en de wensen van de verschillende stakeholders te inventariseren. Denk hierbij aan gesprekken met zowel het bestuur, medewerkers als met de directeuren van de verschillende scholen en opvanglocaties. Op basis van deze inventarisatie is de keuze gemaakt voor een gebruiksvriendelijk contractbeheer/-managementsysteem. Het resultaat is een systeem dat zorgt voor tijdige en duidelijke signaleringen bij het aflopen van contracten, evenals aanvullend mogelijke vervolgstappen adviseert. De rol van de centrale contractbeheerder staat hierbij centraal. Buyor Group heeft de geïnventariseerde informatie in eerste instantie zelf geanalyseerd en op een juiste manier in het systeem verwerkt. Een functie die later is overgedragen aan Wijzer.

Spend analyse

Onderdeel van de inventarisatie was tevens het uitvoeren van een spendanalyse. Dit om inzicht te krijgen in de precieze inkoopuitgaven. Wie koopt wat, waar en hoeveel in? Het vergelijken van deze spend met de bestaande contracten heeft inzicht gegeven in welke bestaande contracten daadwerkelijk werden gebruikt. Verder, van wanneer tot wanneer ze lopen en welke verlengingsmogelijkheden er zijn. Daarnaast bood het een ander belangrijk inzicht, namelijk de mate waarin inkoopsegmenten contractueel gedekt zijn. Uit deze analyse kwamen een aantal mogelijke onregelmatigheden naar voren.

Inkoopbeleid en inkoopprocedures

Op basis van de resultaten uit de spendanalyse, heeft Buyor Group een advies aan de stuurgroep voorgelegd en voor Wijzer een nieuw inkoopbeleid geschreven. Het inkoopbeleid en inkoopproces moest zo toegankelijk en begrijpelijk mogelijk gehouden worden. Reden? Het nieuwe beleid/proces moet gezamenlijk inkopen tussen de scholen aanmoedigen, maar tegelijkertijd voldoende ruimte overlaten om zelfstandig in te kunnen kopen. Naast het implementeren van verschillende nieuwe standaard werkdocumenten en sjablonen heeft Buyor Group daarom een kort, bondig en zeer gebruiksvriendelijk inkoopstappenplan geïntroduceerd.

Hoe heeft Wijzer de samenwerking ervaren?

Het is een omvangrijker project geworden dan van tevoren gedacht, met name omdat er door het uitzoeken van de contracten meer zaken naar boven kwamen. Nadat er een passend tempo voor beide partijen gevonden was, is het project zeer soepel verlopen. De rolverdeling tussen de junior en senior inkoopadviseur vanuit Buyor Group was duidelijk, wat de communicatie richting de Stichting ten goede kwam en de samenwerking prettig maakte. Helaas zorgde de coronacrisis ervoor dat we elkaar niet meer fysiek konden ontmoeten. Desalniettemin heeft er een goede afstemming plaatsgevonden en heeft Wijzer het nieuwe contractbeheer-/managementsysteem op het juiste moment in gebruik kunnen nemen. Het vermogen van Buyor Group om Wijzer hierbij te ontzorgen werd zeer gewaardeerd.

Tot slot

Het primaire doel van dit project is bereikt: het contractbeheer is op orde gebracht en het nieuwe systeem wordt goed gebruikt en zorgvuldig gemanaged door de nieuwe contractbeheerder van Wijzer. Daarmee is tevens een belangrijke bijdrage geleverd aan het professionaliseren van de inkooporganisatie. Een mooie bijkomstigheid is dat inkoop veel meer is gaan leven binnen de Stichting. Er wordt bewuster nagedacht over overeenkomsten en uitgaven en waar mogelijk wordt er nu gezamenlijk ingekocht. Wij zijn tevreden dat we op deze manier impact hebben kunnen maken op het doelmatiger en rechtmatiger inkopen van Wijzer. Dat is waar we het uiteindelijk voor doen!