Wijziging rechtmatigheidsverantwoording, een vloek of een zegen?

Met ingang van het verslagjaar 2021 zal het College van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven in de jaarstukken. In de huidige situatie is het de externe accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. Komt de accountant er dan helemaal niet meer aan te pas? Jawel, die blijft immers verantwoordelijk voor het afgeven van de getrouwheidsverklaring.

Waarom een wijziging?

Sinds 2015 bestaat er een sterke daling in het percentage goedgekeurde verklaringen voor de jaarrekeningen van gemeenten op het aspect rechtmatigheid. Voor een deel lijkt dit samen te hangen met de decentralisatie van overheidstaken naar de overheid. In het bijzonder binnen het Sociaal Domein zoals de jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen. “Fouten en zekerheden met betrekking tot zorg in natura zijn goed voor 57 procent van de geconstateerde fouten en onzekerheden binnen dat domein”.

Maar toch zijn problemen in het sociale domein niet de belangrijkste redenen waarom gemeenten geen goedkeurende verklaring krijgen. Veruit de belangrijkste zijn de onrechtmatigheden bij (Europese) aanbestedingen. Tot de meest gemaakte fout behoorde het incorrect aanbesteden van opdrachten boven de Europese drempelwaarden (bron: kamerbrief over jaarverantwoording gemeenten 2017 en 2018). Overigens blijkt uit onderzoek dat ook bij aanbestedingen onder de Europese drempel er veelvuldig sprake is van onrechtmatigheden.

Wist je dat?

• Accountants naast bovengenoemde, met name onvolkomenheden constateren op het gebied van de inhuur van personeel, contractmanagement en onrechtmatige inkoop van ict.

• Decentrale overheden de helft van het aantal aangekondigde opdrachten voor hun rekening nemen

• Het aantal aangekondigde opdrachten in 2018 voor 61% uit diensten, 25% uit leveringen en 14% uit werken bestond.

Het (verwachte) positieve effect van de wijziging

In de huidige situatie rapporteert de externe accountant dus aan de raad over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Best bijzonder eigenlijk, gezien het hiermee soms bijna lijkt alsof de accountant zelf verantwoordelijk is voor de jaarrekening. Het is dan ook de verwachting dat de nieuwe situatie de eigen verantwoordelijkheid en transparantie richting inwoners zal vergroten, immers zal nu niet de externe accountant, maar het college zelf volop de ruimte krijgen om bepaalde afwegingen toe te lichten. De hoop is dat dit een kwaliteitsimpuls gaat geven aan de manier waarop de interne processen nu geregeld zijn.

Binnen gemeentes zijn er al snel tientallen verschillende personen verantwoordelijk voor diverse uitgaven. Des te belangrijker dus om een goed functionerend systeem te hebben om te waarborgen dat bij deze financiële beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving wordt nageleefd.

De verwachting is tevens dat de wijziging de controlerende taak van de raad ten goede komen. Is er in de praktijk namelijk sprake van onrechtmatigheden, dan is er straks volop ruimte om in te gaan op wat het college gaat doen om bestaande onrechtmatigheden op te heffen of nieuwe onrechtmatigheden te voorkomen in de toekomst.

Moeten gemeenten aan de bak?

Tja, dat is maar net hoe je het bekijkt. Wat de impact gaat zijn voor gemeenten hangt namelijk sterk af van de manier waarop zij het nu al georganiseerd hebben. Met andere woorden: in hoeverre is de gemeente nu al ‘in control’ en is er sprake van een goed functionerend intern systeem. Een belangrijke graadmeter hiervoor is de positionering van de inkoop binnen de organisatie: de mate van professionaliteit van de inkoop. 

Is er sprake van een centrale, decentrale of gecoördineerde inkoop? Is er een centraal contractbeheer systeem aanwezig? Zijn de inkoopprocedures goed omschreven en worden ze nageleefd? Wordt elk inkooptraject goed vastgelegd? Des de beter dit nu al georganiseerd is, des de kleiner de kans is dat er in de praktijk sprake is van onrechtmatige inkoop. Daar staat tegenover dat de gemeentes die dit minder goed georganiseerd hebben aan de bak moeten.

Wat zijn eigenlijk de basisbeginselen van de Aanbestedingswet 2012?

In de Aanbestedingswet 2012 staan regels en procedures voor overheden om opdrachten in de markt te zetten. Het doel? Overheden en semioverheden helpen de beste prijs-kwaliteitverhouding te bereiken en zo publiek geld zo goed mogelijk uit te geven. De hoogte van de geraamde waarde van een opdracht (dienst, levering of werk) inclusief verlengingen bepaalt hoe er moet worden aanbesteed. Bijvoorbeeld of er nationaal of Europees moet worden aanbesteed. In beide gevallen gaat de wet uit van een aantal basisbeginselen:

• Non-discriminatie: overheden mogen geen onderscheid naar nationaliteit maken.

• Gelijke behandeling van ondernemers: overheden moeten iedereen op dezelfde manier behandelen. En iedereen krijgt dezelfde informatie.

• Transparantie: ondernemers krijgen inzicht en informatie over aanbestedingen.

• Proportionaliteit: de eisen bij aanbestedingen staan in verhouding tot de werkzaamheden en de omvang van de opdracht.

• Wederzijdse erkenning: wanneer een product rechtmatig in een lidstaat gemaakt is, dit product in een andere lidstaat niet verboden mag worden. 

Europese drempelbedragen

Wanneer de geraamde waarde van een opdracht (inclusief verlengingen) het Europese drempelbedrag overstijgt, moet er Europees aanbesteed worden. Elke 2 jaar worden deze bedragen opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie.  Per 1 januari 2020 zijn drempelbedragen verlaagd.

De drempelbedragen voor werken en leveringen/diensten verschillen per richtlijn. Daarnaast bestaat onderscheid bij opdrachten van de centrale overheid, decentrale overheden en speciale sectorbedrijven.

Beter inkopen, met recht

Het is belangrijk dat publiek geld rechtmatig en doelmatig wordt besteed. Vrijwel altijd is de wil er, maar ontbreekt soms simpelweg de mankracht, kennis of ervaring. De wijziging rechtmatigheidsverantwoording legt dit nog maar eens onder een vergrootglas. 

Een ervaren inkoopadviesbureau zoals Buyor Group kan helpen bij het in kaart brengen van de inkoopvolwassenheid en/of helpen deze naar een hoger niveau te brengen. Tegelijkertijd is Buyor Group uitstekend in staat te ondersteunen bij een tijdelijke behoefte aan extra capaciteit op het gebied van inkoop en aanbestedingen. Meer weten, neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op.